Tata Pekerjaanmu selama WFH dengan Menggunakan Matriks Prioritas

Ghufron Writer 2 bulan yang lalu

Jobnas.com-Matriks prioritas bisa menjadi salah satu solusi di saat kamu merasa kesulitan dalam menentukan prioritas setiap tugas yang mesti kamu selesaikan. Kamu akan lebih produktif apabila mampu menyelesaikan tugas berdasarkan prioritas.

Menurut Times of India, menyusun prioritas untuk pekerjaan akan membantumu lebih fokus. Selain itu, dikatakan pula bahwa menyusun prioritas bisa membantumu mencapai work-life balance dengan baik. Di artikel ini, Jobnas.com akan menjelaskan bagaimana caramenyusun prioritas menggunakan matriks. Yuk, simak penjelasannya !

Baca Juga: Mengenal Lebih Jauh Perihal Tapera

Apa itu Matriks Prioritas ?

Menurut Process, secara definitif Matriks Prioritas merupakan sebuah tools yang biasanya digunakan dalam proses analisis bisnis. Akan tetapi, konsep matriks ini dapat digunakan hampir untuk seluruh kebutuhan apa saja, sehingga kamu bisa menggunakan matriks untuk pekerjaanmu sehari-hari.

Secara teoritis, matriks ini terdiri atas sebuah bagan 2×2. Bagan ini akan berfungsi membedakan mana tugas yang penting dan mana tugas yang mendesak. Dari sinilah kamu bisa berfokus mengerjakan mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.

Setiap bagian dari bagan dibagi dengan kategori sebagai berikut.

Kuadran 1 (penting dan mendesak) merupakan tugas yang mesti dilakukan dan harus ditangani sesegera mungkin, seperti pekerjaan dengan tenggat waktu yang mendesak.

Kuadran 2 (penting tetapi tidak mendesak) merupakan tugas yang tidak mendesak tetapi sangat penting untuk pekerjaanmu. Akan tetapi, kamu perlu berhati-hati apabila tidak ingin tugas-tugas yang berada di kuadran 2 berpindah kuadran 1.

Kuadran 3 (mendesak tetapi tidak penting). Tugas-tugas ini tidak berkontribusi pada hasil akhir. Meski demikian, harus tetap ditangani dengan urgensi. Jika kamu merasa tidak bisa menyelesaikannya, kamu bisa mendelegasikan atau menolak tugas-tugas yang ada di kuadran 3 ini.

Kuadran 4 (tidak mendesak dan tidak penting), yaitu aktivitas yang merupakan pemborosan waktu dan dapat menunda pekerjaanmu.

Manfaat Menggunakan Matriks Prioritas

Secara general, untuk meningkatkan produktivitasmu matriks ini dapat dimanfaatkan dengan baik. Akan tetapi, dengan menggunakan matriks ini, ada manfaat-manfaat lain yang bisa kamu nikmati.

Selain itu, untuk membentuk manajemen waktu yang lebih efektif, Matriks prioritas juga dapat membantumu. Kamu tidak perlu menghabiskan waktumu untuk mengerjakan tugas yang tidak begitu penting.

Menurut Priority Matrix dikatakan bahwa matriks ini dapat membantumu mengatur pekerjaanmu secara visual. Kamu dapat melihat tugas apa yang harus diprioritaskan terlebih dahulu dan tugas apa yang dapat ditunda.

Di samping itu, kamu juga bisa merasakan manfaat-manfaat berikut:

Menetapkan basis-basis yang dibutuhkan untuk diskusi.
Membantumu mengurutkan prioritas secara obyektif dan tidak ambigu
Menentukan area fokus yang paling penting.
Memecah dan mprioritaskan masalah kompleks saat ada beberapa faktor yang memengaruhi keputusan.

Cara Menggunakan Matriks Prioritas

1. Tentukan Item

Menentukan apa saja tugas-tugas yang menjadi prioritas dalam matriks merupakan langkah pertama untuk membuat matriks ini. Untuk menentukan item apa saja yang menjadi prioritas, kamu dapat menggunakan daftar pertanyaan berikut:

Seberapa sering tugas tersebut harus diselesaikan?
Apakah tugas tersebut merupakan tugas yang penting?
Berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut?
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut?
Apa saja manfaat potensial yang bisa kamu dapatkan setelah menyelesaikan tugas tersebut?
Bagaimana tingkat kesulitan tugas tersebut?
Apakah tugas tersebut secara realistis dapat diselesaikan?

2. Persempit Item

Kamu perlu mempersempit item-item tersebut maksimal menjadi 10 item setelah menentukan item. Kamu bisa melakukan multi-voting untuk mempersempit kriteria dari masing-masing tugas tersebut, jika kamu menggunakan matriks prioritas untuk tim. Cara melakukannya adalah sebagaimana berikut :

Hitung item yang terdaftar dan bagi dengan tiga.
Pilih item yang dianggap penting dengan melakukan voting.
Hilangkan item apa pun yang memiliki kurang dari dua suara. Kamu bisa menghilangkan item yang hanya memiliki 3-4 suara, apabila timmu mempunyai anggota lebih dari lima orang.
Ulangi proses tersebut sampai jumlah item yang dapat dikelola tercapai (2-6).

3. Beri Nilai

Memberi nilai pada masing-masing item yang ada dalam daftar prioritasmu merupakan langkah selanjutnya dalam membuat matriks prioritas. Untuk setiap item, kamu bisa memberi nilai dari rentang satu hingga lima.

4. Menyusun Matriks Prioritas

Kamu dapat menyusunnya dalam bagan matriks yang tersedia, setelah mendapatkan nilai untuk setiap item tugas yang akan kamu kerjakan. Di kuadran pertama, kamu dapat meletakkan item dengan nilai tertinggi. Sebaliknya, item dengan nilai terendah dapat kamu letakkan di kuadran keempat.

Baca Juga: Tingkatkan Popularitas Situsmu dengan Guest Blogging, Strategi Menulis di Situs Lain

Demikianlah penjelasan Jobnas.com mengenai matriks prioritas yang perlu kamu pahami. Jadi, hal yang tak boleh kamu lupakan adalah menggunakan matriks prioritas akan sangat membantumu terutama ketika pekerjaanmu sedang menumpuk, sehingga kamu tidak akan keteteran dan bisa menyelesaikan pekerjaanmu dengan tepat waktu.