Kenali Inclusive Meeting, Cara Membuat Meeting Efektif dan Hasil Maksimal
Jobnas.com - Jika kamu dan rekan kerjamu pernah mengalami perasaan tidak dilibatkan dalam sebuah rapat, pahami lah konsep inclusive meeting. Sebuah jenis meeting yang kehadirannya dirasa adil oleh semua anggota rapat. Di sinilah, semua anggota dapat memberikan pendapat dan tujuannya.
Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud inclusive meeting itu ?
Pengertian Inclusive Meeting
Tidak jarang orang yang kehadirannya di sebuah rapat dirasa tidak penting. Mereka hanya merasa mengikuti sebuah rapat ; diundang, mendengarkan atasan berbicara, dan rapat ditutup. Inilah yang membuat rapat pada akhirnya berjalan satu arah. Hal ini tentu saja berbanding terbalik dengan niat awal karyawan mengikuti rapat, yaitu berharap bisa memberikan ide terbaiknya bagi perusahaan.
Baca Juga : Bagaimana Cara Menjadi MC yang Baik? Perhatikan 5 Skill Ini
Hal yang demikian sangat sering terjadi. Harvard Business Review, dalam sebuah penelitian yang dilakukannya, mengungkap bahwa hanya 35% karyawan yang merasa dirinya kerap memberikan kontribusi dalam rapat.
Di titik inilah kehadiran inclusive meeting sangat penting untuk dikenali. Seperti yang dikutip dari Atlassian, inclusive meeting adalah rapat yang membuat semua orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi. Di sana lah semua opini memiliki bobot yang sama. Dengan kata lain, tidak ada satu-dua orang yang mendominasi antar anggota rapat.
Karena di sana ada seorang fasilitator yang bertugas untuk membagikan agenda rapat sebelum mulai. Selain itu, mereka juga memiliki integritas untuk meminimalisir gangguan selama meeting. Sehingga dari situ rapat dapat berjalan dengan adil bagi semua peserta.
Itulah mengapa inclusive meeting adalah hal yang bisa sangat menguntungkan perusahaan. Di satu sisi, semua karyawan bisa memiliki rasa kepemilikan atau sense of belonging yang lebih tinggi. Sedangkan di sisi lain, semua tim bisa berkolaborasi secara efektif dan menghasilkan ide-ide terbaik mereka bagi perusahaan.
Prinsip Inclusive Meeting
Ada beberapa prinsip penting dalam inclusive meeting. Prinsip-prinsip itu, seperti dilansir dari Glassdoor, adalah sebagai berikut.
1. Mengundang Karyawan yang Benar-benar Perlu Hadir
Akan menjadi sangat tidak efektif bagi seorang pemimpin mengundang banyak anggota rapat dalam satu rapat sekaligus. Karena, pada praktisnya mereka tidak memiliki peran apa-apa. Alangkah lebih baik mengundang peserta atau karyawan yang benar-benar perlu hadir saja.
Oleh karena itu, aturan 8-18-1800 yang disebutkan Harvard Business Review bisa kamu terapkan. Misalnya, undang tidak lebih dari 8 orang jika tujuan rapat adalah membuat keputusan atau menyelesaikan masalah. Jika tujuan rapat adalah bertukar pikiran atau brainstorming, undang hingga 18 orang.
Namun, undang semua orang yang butuh penjelasan, jika tujuanmu adalah menyampaikan update. Sebaliknya, jika tujuan rapat hanyalah mengumpulkan karyawan, undang 1.800 orang atau lebih.
2. Menyiapkan Agenda Sebelum Rapat
Menyebarkan agenda kepada semua anggota adalah salah satu kunci meeting efektif. Inilah mengapa semua peserta bisa mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Dengan begitu, ide, pendapat, atau informasi yang perlu mereka sampaikan dalam rapat bisa terlebih dahulu dipersiapkan.
Baca Juga : Pentingnya Pengembangan Pelanggan dalam Strategi Perencanaan Bisnis
3. Berikan Alternatif Cara Komunikasi
Meeting yang baik adalah rapat yang memiliki alternatif cara komunikasi lain, jika ada karyawan yang tidak tetap berani mengemukakan pendapatnya. Misalnya, semua peserta bisa kamu berikan kesempatan untuk menyampaikan idenya di akhir rapat. Kotak pendapat bisa juga kamu sediakan sebelum meeting dimulai.
4. Minta Fedback dari Seluruh Peserta Rapat
Ketika akrab dengan feedback, berarti kamu sedang menjalani inclusive meeting. Kamu bisa juga menanyakan kepada semua anggota tentang feedback, saran, atau pendapat. Bisa jadi ada hal-hal yang tidak kamu sadari, tetapi menjadi masalah bagi banyak peserta rapat.
Kesimpulannya, inclusive meeting adalah jenis rapat yang memungkinkan semua orang untuk berpendapat. Jadi, tidak ada satu orang pun yang merasa kehadirannya tidak penting dalam rapat tersebut.
Baca juga: Antiribet, Ini Dia 4 Cara Aman Beli Emas Antam!
Melalui pemaparan di atas, inclusive meeting terlihat menarik jika diterapkan oleh kamu dan rekan kerjamu. Alangkah lebih baik bagi kamu sebelum menerapkannya agar memahami prinsip-prinsip yang telah Jobnas.com jelaskan di atas.
