Project Officer

Jobnas.com – Project Officer bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola seluruh aspek Proyek, termasuk menyiapkan dokumen proyek, menyusun dan mengikuti jadwal proyek, menyediakan dukungan administratif bagi tim proyek.

Makanya, The Nest menyebut bahwa Project Manager akan sangat bergantung kepada Project Officer untuk kesuksesan sebuah proyek.

Untuk memastikan proyek berhasil, perusahaan biasanya akan mempekerjakan beberapa profesional manajemen proyek, termasuk project officer.

Nah, untuk mengenal lebih jauh soal project officer, Glints sudah merangkumnya untuk kamu di bawah ini.

Pengertian Project Officer

Seorang Project officer atau manajer proyek adalah orang yang berperan untuk membantu CO Project dalam merencanakan dan melaksanakan strategi proyek.

Manajer proyek juga sering disebut asisten manajer proyek atau koordinator proyek. Nama ini tergantung pada masing-masing organisasi.

Project Officer adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menyelesaikan proyek-proyek tertentu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

Selain itu juga, menjalin komunikasi dengan klien atau stakeholder proyek, menyusun dan memantau anggaran proyek, mengidentifikasi dan mengelola risiko proyek, dan menyusun dan mengikuti upaya untuk meningkatkan kualitas proyek.

Project Officer juga mungkin harus memberikan dukungan teknis kepada tim proyek jika proyek terkait dengan bidang teknis.

Mereka harus mampu bekerja dengan tim dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk bekerja dengan klien atau stakeholder proyek.

Maka dari itu, Petugas proyek biasanya bekerja di beberapa industri. Anda dapat menemukan manajer proyek di bidang teknologi, logistik, manufaktur, dan perawatan kesehatan.

Baca Juga: Pentingnya Pengembangan Pelanggan dalam Strategi Perencanaan Bisnis

Tugas Project Officer

Tugas Project Officer bisa bervariasi tergantung pada bidang dan industri di mana ia bekerja, namun beberapa tugas umum yang mungkin dilakukan oleh seorang Project Officer meliputi:

1. Menyiapkan dokumen proyek

Menyiapkan dokumen proyek, termasuk proposal, laporan kemajuan, dan laporan akhir proyek.  

Dalam hal ini, seorang Project Officer mungkin bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk mengelola proyek, termasuk proposal proyek yang menjelaskan tujuan dan strategi proyek, laporan kemajuan proyek yang memberikan update tentang kemajuan proyek, dan laporan akhir proyek yang menyimpulkan hasil proyek dan memberikan rekomendasi untuk tindak lanjut.

2. Menyusun dan mengikuti jadwal proyek

Menyusun dan mengikuti jadwal proyek serta memantau kemajuan proyek secara teratur.

Project Officer harus mampu menyusun jadwal proyek yang efektif dan memastikan bahwa semua aktivitas proyek terlaksana sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Mereka juga harus memantau kemajuan proyek secara teratur dan mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi agar dapat segera diatasi.

3. Menyediakan dukungan administrating untuk tim priyek

Menyediakan dukungan administratif untuk tim proyek, termasuk mengatur acara, menyusun presentasi, dan mengirim dokumen.  

Project Officer mungkin bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif bagi tim proyek, termasuk mengatur acara yang terkait dengan proyek, menyusun presentasi yang akan disampaikan kepada klien atau stakeholder, dan mengirim dokumen yang diperlukan kepada tim atau orang lain yang terlibat dalam proyek.

4. Menjalin komunikasi dengan klien atau stakeholder

Menjalin komunikasi dengan klien atau stakeholder proyek untuk menjaga aliran informasi yang efektif.

Seorang Project Officer harus mampu menjalin komunikasi yang efektif dengan klien atau stakeholder proyek untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat tersedia dan terinformasi dengan benar.

Mereka juga harus bertanggung jawab untuk menjaga aliran informasi yang lancar antara tim proyek dan klien atau stakeholder.

5. Menyusun, Memantau dan menganalisa

Menyusun dan memantau anggaran proyek serta menganalisis biaya yang terkait dengan proyek.

Begitu juga bagi seorang Project Officer harus mampu menyusun anggaran proyek yang realistis dan memantau pengeluaran biaya selama pelaksanaan proyek.

Mereka juga harus dapat menganalisis biaya yang terkait dengan proyek dan memberikan rekomendasi.

6. Mengidentifikasi dan mengelola risiko proyek

Project Officer harus mampu mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek dan mengelola risiko tersebut agar tidak mempengaruhi keberhasilan proyek.

Ini termasuk mengidentifikasi sumber risiko, menilai dampak risiko, dan mengembangkan strategi untuk mengelola risiko tersebut.

7. Menyusun dan mengikuti upaya untuk meningkatkan kualitas proyek

Project Officer harus terus memantau kualitas proyek dan mengembangkan upaya untuk meningkatkan kualitas proyek.

Ini termasuk mengidentifikasi masalah kualitas yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek dan mengembangkan strategi untuk mengatasinya.

8. Menyediakan dukungan teknis untuk tim proyek jika diperlukan

Jika proyek terkait dengan bidang teknis, Project Officer mungkin harus memberikan dukungan teknis kepada tim proyek.

Ini termasuk menyiapkan dokumentasi teknis, menjawab pertanyaan teknis, dan membantu menyelesaikan masalah teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek.

Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Project Officer

Untuk menjadi seorang project officer, beberapa skill yang harus dimiliki yaitu:

1. Pengetahuan terhadap industri

Seorang project officer biasanya memiliki pengetahuan mendalam tentang bidang tempat mereka bekerja.

Hal itu bertujuan untuk membangun strategi proyek yang baik dan sesuai dengan permintaan klien.

Misalnya, seorang project officer yang bekerja di perusahaan teknologi harus memiliki pengetahuan mendalam tentang teknologi informasi atau IT.

Sehingga nanti dapat berpartisipasi dalam beberapa pelatihan atau kelas untuk mengembangkan dan memperdalam sub-keterampilan mereka.

2. Manajemen proyek

Kunci sentral untuk pekerjaan manajer proyek adalah mengelola manajemen proyek. Itulah mengapa penting untuk mengembangkan keterampilan manajemen proyek.

Keterampilan ini dapat dikembangkan melalui pelatihan atau pengalaman mengerjakan beberapa proyek serupa.

Project officer harus mengetahui setidaknya dasar-dasar manajemen proyek, muladi dari inisiasi, perencanaan, implementasi, kesimpulan dan evaluasi.

3. Komunikasi

Selain skil di atas, tugas utama project officer adalah berkoordinasi dengan hampir setiap anggota tim yang terlibat dalam proyek.

Selain itu juga, mampu mengatur dan mengadakan rapat untuk memantau kemajuan.

Oleh karena itu, dalam suatu proyek harus mengembangkan keterampilan komunikasinya untuk berkoordinasi secara efektif.

4. Keterampilan organisasi

Keterampilan organisasi ini berguna bagi project officer baik dalam pengawasan maupun manajemen proyek.

Pada tahap awal pengembangan proyek, biasanya membantu penelitian, perencanaan proyek, dan persiapan dokumen administrasi.

Terkadang juga menggunakan perangkat lunak atau platform tertentu untuk mengelola kemajuan proyek yang sedang berjalan.

5. Keterampilan Teknis

Selain soft skill, seorang project officer membutuhkan keterampilan teknis ini karena penggunaan beberapa alat manajemen proyek.

Dengan perangkat lunak manajemen proyek ini, diharapkan anggota tim proyek dapat menyesuaikan tenggat waktu dan mendapatkan ruang penyimpanan yang lebih bermanfaat.

Tntu saja, penggunaan alat dan keterampilan teknis ini akan bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan dan industri.

6. Hubungan Interpersonal

Seringkali project manager berkolaborasi dan berkomunikasi langsung dengan beberapa orang dari masing-masing tim.

Ini membutuhkan keterampilan interpersonal, seperti mendengarkan secara aktif ketika anggota tim mengungkapkan pendapat atau membantu menyelesaikan konflik ketika masalah pribadi atau terkait pekerjaan muncul.

Keterampilan interpersonal ini tumbuh dengan pengalaman dan karir seorang project officer.

Demikian informasi tentang profesi project officer. Semua itu tergantung bagaimana Anda memposisikan diri sesuai dengan porsinya.