Surat ini membantu perusahaan mendokumentasikan ketidakhadiran karyawan secara sah, menghindari potensi sanksi disipliner, serta memastikan kelancaran operasional dengan mengalokasikan tugas kepada rekan kerja lain jika diperlukan.

Selain itu, surat izin membangun kepercayaan antara karyawan dan atasan, serta mendukung administrasi HRD dalam mengelola absensi dan keperluan manajerial terkait kehadiran karyawan.

Sebagai seorang karyawan, ada saatnya kita harus meminta izin kepada atasan untuk tidak masuk kerja. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai alasan, seperti sakit, urusan keluarga, atau kepentingan pribadi yang mendesak.

Dalam mengajukan izin, kita perlu menyusun surat izin yang ditujukan kepada atasan atau HRD.

Surat tersebut harus disusun secara formal dan mencantumkan informasi yang lengkap, seperti nama, jabatan, alasan izin, serta tanggal mulai dan berakhirnya izin.

Prinsip Dasar Menulis Surat Ijin Tidak Masuk Kerja

Prinsip menulis surat izin tidak masuk kerja meliputi beberapa poin penting yang harus diperhatikan untuk memastikan surat tersebut jelas, formal, dan diterima dengan baik oleh atasan atau HRD. Berikut adalah prinsip-prinsipnya:

1. Format Resmi: Gunakan format surat yang resmi, termasuk kop surat (jika diperlukan), tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
2. Tepat Sasaran: Surat harus ditujukan kepada pihak yang berwenang, biasanya pimpinan, atasan langsung, atau bagian HRD, sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Sampaikan Alasan yang Jelas: Sebutkan alasan ketidakhadiran dengan jelas, misalnya karena sakit, urusan keluarga, atau hal-hal darurat lainnya. Jika sakit, bisa menyebutkan apakah ada surat dokter atau tidak.
4. Tanggal dan Durasi yang Jelas: Cantumkan tanggal ketidakhadiran dengan jelas dan berikan estimasi durasi izin jika memungkinkan. Jika ada batas waktu kapan akan kembali bekerja, hal ini juga harus disebutkan.
5. Tegas namun Singkat: Surat izin tidak masuk kerja harus ditulis dengan bahasa yang tegas, namun singkat dan to the point. Hindari penjelasan yang terlalu panjang atau bertele-tele.
6. Sertakan Bukti Pendukung (jika ada): Jika memiliki surat keterangan dari dokter atau bukti lain yang mendukung alasan tidak masuk kerja, sebaiknya disebutkan atau dilampirkan dalam surat.
7. Sopan dan Hormat: Gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Meskipun surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan, tetap menunjukkan rasa hormat kepada atasan atau perusahaan.
8. Ucapan Terima Kasih: Di bagian akhir surat, ucapkan terima kasih sebagai bentuk apresiasi terhadap perhatian dan izin yang diberikan.

Dengan mengikuti prinsip-prinsip ini, surat izin akan lebih mudah dipahami, serta menunjukkan sikap profesionalisme dan tanggung jawab sebagai karyawan.

17 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Buat Para pekerja atau karyawan yang ingin mengajukan izin, berikut adalah beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa dijadikan referensi. Yuk, simak!

1. Contoh Surat Izin Sakit Kerja 1 Hari

Bandung, 10 September 2023

Kepada Yth.
Pimpinan PT MBZ

Bandung

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Imron, karyawan dengan nomor induk pegawai [nomor induk pegawai], bekerja sebagai operator produksi, mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada tanggal 10 September 2023.

Permohonan ini saya ajukan karena saat ini saya sedang mengalami gangguan kesehatan dan membutuhkan istirahat.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Pratikno

2. Contoh Surat Izin Sakit Kerja dengan Surat Dokter

Jakarta, 6 Juni 2024

Kepada Yth.
Kepala Bagian HRD

PT ABCD

Jl. [Alamat Kantor]

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Saya, Atta Halilitan, staf administrasi dengan nomor induk pegawai [nomor induk pegawai], memohon izin tidak masuk kerja mulai dari 8 hingga 10 Juni 2024. Hal ini dikarenakan saya sedang sakit [sebutkan jenis penyakit jika ingin] dan memerlukan istirahat sesuai anjuran dokter.

Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan dokter.

Terima kasih atas perhatian dan izin yang diberikan.

Hormat saya,

Atta Halilitan

3. Contoh Surat Izin Sakit Kerja 2 Hari

Yogyakarta, 19 Januari 2024

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Bagian HRD

PT [Nama Perusahaan]

Yogyakarta

Dengan hormat,

Saya, Faisal Iskandar, karyawan dengan nomor induk [nomor induk pegawai], bertugas sebagai [jabatan], mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja selama dua hari, yaitu pada tanggal 17 hingga 18 September 2023. Saya saat ini sedang sakit [sebutkan jenis penyakit jika ingin] dan perlu beristirahat.

Saya telah melampirkan surat keterangan sakit dari dokter sebagai bukti.

Atas pengertian dan izinnya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Faisal Iskandar

4. Contoh Surat Izin Sakit Kerja dengan Surat Keterangan Dokter Menyusul

Yogyakarta, 1 September 2024

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Bagian HRD PT [Nama Perusahaan]

Yogyakarta

Dengan hormat,

Saya, Maddie, karyawan dengan nomor induk [nomor induk pegawai], yang bertugas sebagai [jabatan], dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada tanggal 20 September 2022 karena sakit.

Saya akan melampirkan surat keterangan dokter paling lambat besok sebagai kelengkapan permohonan ini.

Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Yulianti Nur

5. Contoh Surat Izin Sakit Kerja dengan Format Resmi

11 April 2024

Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja

Kepada Yth. Ibu Sinta Mahalini
Kepala HRD PT Permata Indah

di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Yusuf Abdillah

Alamat: Jalan Sukasenang No.66, Jakarta

NIP: 12345677

Jabatan: Sales Promotion

Mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja mulai Senin, 11 April 2024 hingga Rabu, 14 April 2024 karena sakit.

Permohonan ini disertai surat keterangan dokter yang menyatakan bahwa saya harus beristirahat selama 3 (tiga) hari.

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan izin yang diberikan.

Hormat saya,

Yusuf Abdillah

6. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit

Kepada Yth,
HRD CV Berkah Abadi Sentosa

Bapak Nur Wahid

Saya, Nadia dari divisi Content Creator, bermaksud untuk meminta izin karena pada Senin, 5 Februai 2025, saya berhalangan hadir ke kantor karena sakit tipes. Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan sakit dan anjuran beristirahat dari dokter.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Bandung, 5 Februari 2024
Hormat saya,
Indira

7. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit

Kepada Yth,
HRD CV Senang Sekali
Bapak Adi Hidayat

Saya, Gibran Rakaswara dari divisi Promosi, meminta izin tidak masuk kerja pada Senin, 21 September 2024, karena sakit demam. Saya lampirkan surat keterangan sakit dan anjuran beristirahat dari rumah sakit beserta kontak yang bisa dihubungi.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Jakarta, 21 September 2024
Hormat saya,
Gibran Rakaswara

8. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Keluarga

Surabaya, 25 Maret 2025
Kepada Yth,
HRD PT Pompa Minyak
Bapak Budi Ari Sentosa

Saya, Nikita Willoy Sari dari divisi SEO Content Department, bermaksud untuk meminta izin tidak masuk kerja pada 28-30 Juli 2025 karena menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Jakarta, 30 Juli 2025
Hormat saya,
Nikita Willoy

9. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Keluarga

Jakarta, 12 Desember 2024
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Administrasi
PT Sukarela Bersama
Jalan Panjaitan No. 12, Jakarta

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Prabowo Suhatta
Alamat: Jalan Diponegoro No. 75, Jakarta
Jabatan: Staf Keuangan

Dengan ini, saya bermaksud mengajukan izin tidak masuk kerja pada Selasa, 12 Desember 2024, karena ada kepentingan keluarga yang tidak bisa ditinggalkan.

Atas perhatian dan izinnya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Prabowo Suhatta

10. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Melahirkan

Balikpapan, 16 Oktober2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian HRD
PT Pencari Cinta Sejati
Jalan Gajah Mada No. 10 IKN

Dengan hormat,
Saya bermaksud mengajukan cuti melahirkan selama tiga bulan, mulai 17 Oktober 2024.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Suryani – Staff Kantor

11. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Mengikuti Kegiatan

Surakarta, 23 Juli 2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Staf Menejerial
PT Macan Asia
Jalan Mentri Supeno No. 35, Surakarta

Dengan hormat, saya, Pandu Akram dari Staff Keuangan, meminta izin tidak masuk pada 24 Juli 2025 karena mengikuti kegiatan “Festival Bulan Bahasa” di kampus.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Kaesang Pangburi

12. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Menikah

Palembang, 27 Mei 2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Personalia
PT Cinta Abadi
Jalan Kerinci No.78, Palembang

Saya, Ary Adnan, bermaksud mengajukan cuti pernikahan dari 28 hingga 30 Juni 2024. Salinan surat pendaftaran pernikahan dari KUA terlampir.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Joko Wiranto

13. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Anak Sakit

Palu, 9 April 2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Perusahaan
PT Tambag Rapia
Jalan Sukarela Raya No. 45, Palu

Saya, Ahmad Danu, meminta izin tidak masuk kerja pada 12 April 2025 karena anak saya sakit dan harus dirawat di rumah sakit.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Ahmad Danu

14. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja untuk PNS

Jakarta Selatan, 15 November 2024
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Lampiran: 1 Lembar
Yang terhormat,
Kepala Dinas Ketenagakerjaan Jakarta

Saya, Joko Anwari, bermaksud mengajukan izin karena sakit dan harus beristirahat selama 2 hari, terhitung sejak 16 November 2024. Surat keterangan dokter terlampir.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Joko Anwari

15. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Orang Tua Sakit

Surabaya, 24 Januari 2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Personalia
PT Sungguh Terlalu
Jalan Bung Tomo No. 40, Surabaya

Saya, Kiki Saputriah, meminta izin tidak masuk kerja selama 5 hari karena orang tua sakit dan saya harus pulang ke Malang. Surat keterangan dokter terlampir.

Atas kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Kiki Saputriah

16. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Cek Kesehatan

Yogyakarta, 15 Maret 2025
Hal: Permohonan izin tidak masuk kerja
Lampiran: 1 halaman
Yang terhormat,
Pimpinan Personalia PT Timah 300T
Jalan Timoho No. 2o Yogyakarta

Saya, Lisa Sabyan, meminta izin tidak masuk pada 15 Maret 2025 karena harus menjalani cek kesehatan pasca operasi di RSU Kota Yogyakarta. Surat keterangan dokter terlampir.

Saya berharap dapat bekerja dari rumah dan menyelesaikan tugas mendesak pada hari tersebut.

Atas kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Lisa Sabyan

17. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Keluarga atau Kerabat Meninggal Dunia

Bandung, 21 September 2025
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Personalia
PT. Perkasa Malam
Jalan Suprapto No. 18 Bandung

Saya, Duryudana, mengajukan izin karena kakak kandung saya meninggal dunia dan saya harus mengurusnya. Oleh karena itu, saya tidak bisa hadir pada 21 September 2025.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Duryudana

Hal yang Tidak Boleh Ditulis pada Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Dalam menulis surat izin tidak masuk kerja, ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari untuk menjaga kesopanan, kejelasan, dan profesionalisme. Berikut adalah hal-hal yang tidak boleh ditulis:

1. Alasan yang Tidak Jelas atau Tidak Masuk Akal: Hindari memberikan alasan yang samar, tidak relevan, atau kurang masuk akal. Alasan yang tidak jelas dapat menimbulkan keraguan atau dianggap tidak serius oleh atasan.
2. Detail Pribadi yang Tidak Relevan: Jangan menambahkan informasi pribadi yang tidak diperlukan, seperti masalah keluarga yang terlalu mendetail, atau kondisi kesehatan yang tidak relevan. Cukup sampaikan bahwa Anda sakit atau mengalami kondisi yang memerlukan istirahat tanpa terlalu banyak detail.
3. Nada Kasar atau Tidak Sopan: Hindari penggunaan kata-kata yang tidak sopan atau nada yang kurang hormat, baik terhadap atasan maupun perusahaan. Surat izin harus selalu ditulis dengan sopan dan formal.
4. Mengkritik Perusahaan atau Rekan Kerja: Surat izin bukan tempat untuk menyampaikan keluhan atau kritik terkait pekerjaan, perusahaan, atau rekan kerja. Fokus surat harus tetap pada permohonan izin dengan alasan yang jelas.
5. Nada Memaksa atau Berlebihan: Jangan menggunakan nada yang terlalu memaksa atau memberikan kesan bahwa perusahaan harus menyetujui izin Anda. Surat izin adalah permohonan, jadi tetap gunakan bahasa yang meminta persetujuan dengan sopan.
6. Terlalu Banyak Penjelasan atau Detail yang Tidak Perlu: Hindari penjelasan yang bertele-tele atau terlalu panjang, misalnya menjelaskan setiap rincian penyakit atau alasan ketidakhadiran. Cukup tulis secara singkat dan langsung ke inti.
7. Menyebutkan Alasan Palsu: Jangan memberikan alasan yang tidak benar. Kejujuran sangat penting dalam menjaga reputasi dan kepercayaan di lingkungan kerja. Alasan yang tidak valid atau bohong dapat merusak hubungan profesional.
8. Menggunakan Bahasa Informal: Hindari penggunaan bahasa gaul, slang, atau istilah informal. Surat izin adalah dokumen formal yang memerlukan bahasa yang resmi dan profesional.

Dengan menghindari hal-hal tersebut, surat izin akan terlihat lebih profesional, mudah dipahami, dan mencerminkan sikap yang bertanggung jawab.

Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja Menyusun surat izin tidak masuk kerja membutuhkan format yang jelas dan formal. Pastikan surat tersebut berisi informasi lengkap dan sopan agar HRD dapat memprosesnya dengan baik. Tanggal, alasan, serta identitas pribadi harus dicantumkan dengan lengkap. Jangan lupa untuk menutup surat dengan ucapan terima kasih dan periksa kembali tipografi sebelum mengirimkannya.

Itulah 17 contoh surat izin tidak masuk kerja beserta cara pembuatan dan prinsip dasarnya. Semoga bermanfaat!