handover

Jobnas.com - Sebelum resmi mengundurkan diri dari jabatan di sebuah perusahaan, ada satu hal terakhir yang harus kalian selesaikan adalah Serah Terima Pekerjaan. Jangan pernah berpikir pekerjaan kalian selesai hanya karena telah mengirimkan surat pengunduran diri.

Kalian harus selalu bertanggung jawab atas transisi agar kalian dapat pergi tanpa beban. Jadi, inilah yang perlu kalian ketahui tentang transfer pekerjaan, alias proses transfer.
Apa itu Serah Terima?
Transisi merupakan hal yang lumrah dilakukan ketika seorang karyawan mengundurkan diri. Namun, perpindahan pekerjaan juga bisa bersifat sementara, seperti menggantikan rekan kerja yang sedang cuti panjang atau cuti melahirkan selama tiga bulan.

Transfer kekuasaan juga dapat terjadi ketika kalian berganti pekerjaan atau berganti departemen dalam perusahaan yang sama. Apapun alasannya, handover merupakan proses penting yang harus selalu diikuti selama masa transisi.

Sederhananya, kalian akan mewariskan semua ilmu, tugas dan tanggung jawab yang telah diemban selama ini kepada orang baru, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek.
Mengapa Ada Masa Transisi?
Tenggat waktu penting untuk memfasilitasi pekerjaan semua orang. Bagi mereka yang akan pergi, proses serah terima akan membantu mereka untuk mundur dengan ringan tanpa terobsesi dengan beban klaim atau hutang yang tersisa dari pekerjaan yang tidak sempat mereka lakukan. .

Sementara itu, proses pengalihan pekerjaan secara umum juga sangat menguntungkan bagi perusahaan. Memang, transisi yang mulus dapat mencegah gangguan atau hambatan pada alur kerja tim dan produktivitas bisnis. Proses transfer akan membantu pengganti kalian memiliki gambaran yang jelas tentang pekerjaan yang akan mereka ambil.

Selama proses tersebut, karyawan pengganti harus melakukan pekerjaan di bawah arahan dan bimbingan pendahulunya. Akibatnya, mereka akan lebih cepat dan mudah beradaptasi dengan pekerjaan baru. Mereka juga tahu persis apa yang perlu dilakukan, bagaimana melakukannya dan hasil apa yang diharapkan dari pekerjaan itu.
Bagaimana Metode Menyampaikan Serah Terima Pekerjaan?
Merencanakan dan melaksanakan proses transfer adalah tanggung jawab utama karyawan yang akan pergi. Berikut adalah langkah-langkah transisi yang baik:

Baca juga: Hati-hati Jika Kalian Sering Kerja di Depan Monitor, Inilah 8 Bahayanya!
1. Menyiapkan Dokumen Serah Terima
Kalian harus mulai menyiapkan draf dokumen serah terima setelah mengetahui seberapa penting peran kalian dalam proses ini dan kapan pengganti kalian akan mulai bekerja. Selain itu, menurut Chron, dokumen ini dapat berguna jika transisi kalian dengan singkat.

Pengiriman dokumen serah terima biasanya meliputi:

• Dokumen penting terkait pekerjaan harus diserahkan.
• Informasi tentang pekerjaan yang sedang berjalan.
• Masalah yang sedang berlangsung yang mempengaruhi proyek.
• Sebuah kalender berisi kegiatan yang direncanakan dan tanggal jatuh tempo mereka.
• Akses ke semua dokumen, spreadsheet, dan file yang relevan secara online.
• Apa yang diharapkan dari karyawan pengganti.
• Informasi lengkap mengenai daftar tugas harian, uraian tugas, jadwal kerja, dan prioritas kerja.
• Mendeskripsikan proses kegiatan sehari-hari dalam proses kerja. • Cantumkan hal-hal penting yang harus dilakukan sekarang dan tanggung jawab yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat (tenggat waktu, rencana proyek, rapat, dll.).
• Daftar kontak terkait pekerjaan, termasuk pelanggan, pemangku kepentingan, manajer, dll.
• Rincian semua login dan kata sandi dari akun yang terlibat.
• Petunjuk untuk mengakses file dan folder di komputer. Berikan dokumen ini kepada pengganti kalian. Gunakan juga kesempatan ini untuk menjelaskan informasi penting.

Selain itu, pengganti kalian dapat menggunakan momen ini untuk meminta hal-hal tertentu yang mungkin tidak muncul dalam dokumen untuk kelancaran serah terima.
2. Tetapkan Batas Waktu
Sama seperti mengerjakan proyek dengan tenggat waktu tertentu, transisi juga memiliki tenggat waktu sehingga tidak berlangsung selamanya. Dengan meluncurkan CIO, waktu perpindahan kerja yang efisien dan efektif adalah sekitar 2 minggu.

Namun, plan selama masa pengalihan dapat berubah tergantung kebutuhan dan kondisi saat itu. Kalian mungkin perlu memimpin, mengajar, atau melatih pengganti secara intensif selama beberapa jam, hari, atau minggu.

Ini terutama benar jika tugas warisan banyak dan berukuran besar. Membatasi waktu serah terima memastikan bahwa setelah proses selesai, orang yang terlibat dapat fokus kembali pada pekerjaan dasar yang perlu dilakukan setiap orang. Adanya kendala waktu serah terima juga memudahkan kontrol oleh manajer untuk memastikan bahwa proses selesai dalam waktu yang telah ditentukan.
3. Diskusikan Rencana Transfer dengan Manajer Terlebih Dahulu
Jika kalian sudah tahu persis kapan pengganti kalian akan mulai bekerja, diskusikan hal ini dengan penyelia kalian.

Penting untuk menentukan bagaimana proses transfer pekerjaan yang terperinci akan dilakukan. Pengelola atau supervisor adalah pihak yang akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa prosedur serah terima dilakukan semaksimal mungkin.

Karena itu, tanyakan padanya kontribusi apa yang dia harapkan dari kalian dan apa yang harus kalian prioritaskan selama periode penyerahan ini. kalian juga dapat meluangkan waktu untuk mendiskusikan rencana transfer dengan rekan kerja lainnya. Tanyakan apa yang harus kalian prioritaskan dari sudut pandang mereka.

Jika ada masalah baru yang tidak kalian ketahui, manfaatkan kesempatan itu untuk mencari informasi dan merancang solusi.
4. Atur Pertemuan di Akhir Diskusi Tentang Proses Transfer
Sebelum kalian pergi, pastikan untuk menyelesaikan proses serah terima dengan bertemu dengan manajer dan pengganti kalian. Pertemuan ini adalah kesempatan yang baik, dan pada akhirnya, untuk memastikan dia memahami peran dan tanggung jawabnya di tempat kerja.

Oleh karena itu, minta dia untuk bersiap menghadapi pertanyaan, kekhawatiran, dan masalah tak terduga yang mungkin dia temui selama masa transisi.

Manfaatkan kesempatan rapat serah terima ini untuk meminta saran atau informasi penting lainnya dari sudut pandang kedua manajer kalian.
5. Luangkan Waktu untuk Membimbing Karyawan Pengganti
Selama pendampingan dan diskusi, berikan wawasan tentang situasi kerja dan jelaskan konteks percakapan agar kalian tidak ketinggalan informasi. Proses serah terima sangat penting untuk menjaga bisnis berjalan lancar.

Jika dia memiliki masalah, bantu dia menemukan penyebabnya dan mencari solusi bersama. Karyawan baru seringkali malu atau enggan untuk bertanya selama beberapa hari pertama. Jelaskan bahwa kalian siap membantu dan membantu jika diperlukan.

Baca juga: Kenali Trust Fund, Simpanan Atau Aset yang Akan Dikelola Pihak Ketiga

Dengan demikian, keduanya dapat saling mendukung dalam memenuhi tanggung jawabnya selama masa transisi.

Dengan memahami proses mutasi ini, kalian akan menjadi karyawan yang bertanggung jawab dan meninggalkan kesan yang baik. Maka dari itu, maksimalkan prosesnya saat akan berhenti.

Selain di atas tadi ada banyak informasi yang perlu kalian ketahui tentang proses berhenti bekerja dan dunia kerja secara umum. Bagaima cara mengetahuinya? Kalian cukup daftar ke Wbsite Jobnas untuk menerima informasi seperti itu.