Mulailah dengan Kick Off Meeting, Maka Proyekmu Jelas dan Lancar!
Jobnas.com - Bagi pengusaha property, baik tendor maupun mandor, pasti sangat mengenal istilah kick off. Sebab, ia sendiri adalah salah satu langkah awal yang berpotensi untuk menjadi penentu sukses tidaknya suatu proyek yang ingin digarap.
Nah, artikel ini akan membahas Kick Off Meeting itu rapat seperti apa, sih? Apa saja yang harus dibahas dalam kick off meeting?
Apa Itu Kick Off Meeting?
Dilansir dari The Digital Project Manager, kick off meeting adalah rapat yang terjadi di awal sebuah proyek.
Nah, anggota rapatnya sendiri bukan hanya dari timmu saja. Melainkan juga harus melibatkan klien, sponsor, atau pihak eksternal lainnya yang berhubungan dengan proyek tersebut.
Namun meski demikian, rapat ini bisa saja dan memungkinkan hanya dihadiri anggota proyek dan para stakeholder internal saja tergantung dari kesekapatan dan kontrak kerja.
Sebelum mengadakan kick off meeting ini yang perlu direncanakan terlebih dahulu adalah proyek yang ingin dilaksanakan. Sebab, rencana proyek itulah yang didiskusikan di dalam rapat.
Selain itu, ada beberapa hal teknis yang juga bisa dijadikan sebagai pembahasan. Mengutip KnowledgeHut, hal-hal itu di antaranya:
1. Perkenalan dengan anggota proyek
Hal ini perlu dilakukan dalam rangka membangun kimestri dan kesepahaman antar banyak pihak terkait.
2. Latar belakang proyek
3. Tujuan proyek
4. Hasil yang ingin dicapai
5. Teknis komunikasi
Teknis komunikasi juga perlu untuk dibahas agar proyek berjalan dengan baik
Sebenarnya di jaman yang semakin canggih seperti saat ini, ada berbagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pesan-pesan di atas tanpa perlu mengadakan kick off meeting ini secara langsung.
Akan tetapi, alangkah lebih baiknya, kamu tetap memilih rapat sebagai sarana komunikasi. Sebagaimana alasan yang dikemukanan oleh Lucidchart:
Dengan rapat ini, stakeholder serta anggota tim tahu seluk-beluk proyek. Jika ada pertanyaan, diskusi juga bisa berlangsung saat itu juga dengan lancar tanpa ada gangguan signal semisal rapat secara online.
Dengan berbagai alasan di atas, kick off meeting adalah rapat yang penting dalam proses manajemen proyek. Kamu tak bisa semudah itu menggantikannya dengan email, atau bahkan chat, zoom meeting dan lain sebagainya.
Cara Menggelar Kick Off Meeting
Setiap hal harus ditata dan digelar dengan baik. Nah, agar rapat ini maksimal dan proyek bisa sukses dan efektif, ada beberapa langkah yang bisa kamu terapkan. Dirangkum dari Forbes dan Atlassian, cara melaksanakan kick off meeting itu adalah:
1. Mulai dengan kenalan
Dalam proyek baru, sering kali, tak semua orang kenal satu sama lain. Mungkin, mereka sekadar saling tahu nama saja.
Ternyata, ini saja tidak cukup. Kamu butuh berkenalan secara formal agar bisa percaya dengan orang lain.
Itulah kenapa, jenis rapat ini sebaiknya diawali dengan sesi kenalan. Agar tak kaku, coba gunakan berbagai pertanyaan ice breaking.
2. Tetapkan tujuan
Dalam pembahasan tadi, Glints sudah menyampaikan bahwa kick off meeting punya banyak sekali tujuan. Nah, di antara sederet tujuan tadi, mana yang akan jadi fokus rapatmu?
Tentu saja, ini tak hanya berlaku dalam rapat kick off. Semua jenis rapat harus punya tujuan yang jelas.
Dengan begitu, agenda kumpul bersama ini jauh lebih terarah. Tak ada lagi orang yang merasa jam kerjanya terbuang sia-sia.
3. Siapkan pesan
Artikel ini sudah menyinggung soal rapat yang berujung buang waktu saja. Nah, sebagai tambahan pencegah hal ini, kamu juga bisa menyiapkan pesan jauh-jauh hari.
Tak semua informasi harus diberikan pada saat meeting. Kadang kala, ada dokumen yang bisa kamu bagikan sebelumnya.
Dengan begitu, durasi rapat bisa terpangkas. Jika anggota rapat harus mengisi suatu informasi, informasinya juga sudah tertulis dengan jelas.
4. Akhiri dengan kesimpulan
Di akhir kick off meeting, coba cek kembali, apakah tujuan rapat sudah tercapai?
Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan apa? Selain itu, apa langkah follow-up yang akan terjadi setelah sebuah pekerjaan selesai?
Tentukan semuanya sebelum rapat diakhiri, ya! Dengan begitu, semua pihak tahu apa yang harus dilakukan setelah meeting.
Itulah penjelasan dalam artikel ini prihal kick off meeting. Jangan lupa, rapat ini harus dilakukan sebelum proyekmu dimulai, ya!
Nah, kick off meeting adalah satu di antara banyak agenda yang bisa meningkatkan kinerja timmu.
