Jobnas.com – Hingga saat ini, masih banyak orang yang menyepelekan profesi kesekretariatan. Memang, menjadi seorang Sekretaris profesional tidaklah mudah. Tidak hanya harus tahu cara mengadakan rapat, sekretaris yang handal juga harus menguasai sejumlah keterampilan penting yang dapat membantu pekerjaannya.
Ada beberapa keahlian yang harus dikuasai karena peran profesi ini sangat menentukan kelangsungan operasional perusahaan. Jika kalian tertarik untuk mencoba berkarir sebagai sekretaris, kalian harus mengetahui terlebih dahulu keterampilan-keterampilan yang harus dikuasai di bawah ini.
Keterampilan Sekretaris untuk Dikuasai
1. Komunikasi
Setiap jenis pekerjaan membutuhkan keterampilan komunikasi. Namun, bagi seorang sekretaris, jenis keterampilan ini harus dikuasai. Komunikasi baik lisan maupun tulisan harus dikuasai oleh sekretaris. Pasalnya, pekerjaan mereka tidak akan jauh dari berkomunikasi dengan orang lain. Mereka akan sering berinteraksi dengan karyawan atau pelanggan lain secara langsung atau melalui telepon.
Menurut Career Builder, hampir semua pekerjaan sekretaris melibatkan pemberian umpan balik tertulis atau lisan. Dengan demikian, keterampilan komunikasi sangat perlu dikuasai agar tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya.
2. Kemampuan Mengatur Banyak Hal
Salah satu keterampilan utama yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah kemampuan mengatur berbagai hal. Seperti yang dijelaskan oleh The Balance Careers, sekretaris perlu memiliki keterampilan organisasi yang baik.
Ini diperlukan karena mereka harus menangani banyak tugas administratif seperti menjawab email, menjadwalkan janji temu, dll. Tentunya tanpa kemampuan berorganisasi yang baik, seorang sekretaris akan kebingungan dalam menjalankan tugasnya.
3. Paham Tentang Dunia Teknologi
Pegawai juga harus mengikuti perkembangan teknologi. Pasalnya, pekerjaan mereka juga sangat bergantung pada teknologi. Beberapa perangkat seperti ponsel pintar, tablet, dan komputer adalah perangkat teknologi yang akan digunakan sekretaris setiap hari.
Tentunya dengan perangkat tersebut akan memudahkan mereka dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, seperti menjadwalkan rapat atau memesan tiket untuk atasannya. Selain itu, mereka juga membutuhkan beberapa program pengolah dokumen dan kata seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, email, dll.
Jadi, setelah kalian memiliki pemahaman dasar tentang teknologi dan software yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, tentunya tidak akan sulit untuk menjalankan tugas tersebut.
4. Pemecahan Masalah
Keterampilan selanjutnya yang harus dikuasai seorang sekretaris adalah pemecahan masalah. Seorang sekretaris tentunya akan menghadapi banyak tantangan dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi atasan yang rumit atau masalah administrasi lainnya di kantor.
Memang, banyak atasan terkadang berkonsultasi dengan sekretaris sebelum mengambil keputusan. Oleh karena itu, kalian harus memiliki keterampilan pemecahan masalah agar ketika menerima pertanyaan, kalian dapat menjawabnya dengan benar dan logis. Dalam pemecahan masalah tentunya diperlukan juga kemampuan berpikir kritis. Jadi selalu banyak membaca dan mencari ilmu baru agar bisa terus mengasah kemampuan tersebut.
5. Fleksibel dan Dapat Diandalkan
Menjadi seorang sekretaris juga harus ulet dan bisa tetap fleksibel. Biasanya, jam kerja sekretaris bisa lebih panjang karena harus selalu mengikuti kecepatan kerja atasannya. Jadi, saat bos sibuk rapat dan lembur, sekretaris juga akan lembur.
Namun, hal ini tentunya tidak bisa bersifat umum karena bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Seperti yang dijelaskan Chron, sekretaris harus dapat diandalkan dan selalu fleksibel dalam menjalankan tugasnya. Mengapa fleksibilitas diperlukan? Tentunya karena sekretaris harus mampu menghadapi perubahan dan masalah yang tidak terduga.
Baca juga: Agar Kamu Tidak Stres, Ini Dia 5 Tips Menghadapi Atasan Gila Kerja
6. Bisa Lebih Proaktif
Tetap proaktif dan mampu melakukan pendekatan secara proaktif adalah keterampilan yang juga harus dimiliki seorang sekretaris. Ketika seorang sekretaris hanya menunggu perintah, tentu dia tidak akan berkembang. Padahal, untuk sukses dalam bisnis ini, kalian harus selalu proaktif dan fleksibel.
Padahal, kemampuan ini merupakan salah satu kunci sukses seorang sekretaris karena tentunya sangat membantu dalam mengurangi beban kerja. Bersikap proaktif berarti mampu mengantisipasi setiap masalah yang muncul dan mencari solusinya.
Itu saja dulu penjelasan dari Jobnas mengenai skill yang harus dikuasai seorang sekretaris.
Jika kalian ingin berkarir di profesi ini, maka kalian perlu mempersiapkan dan mengasah beberapa keterampilan yang disebutkan di atas tanpa mengurangi satu pun darinya.
